Workflows

Un workflow es un procedimiento con nombre y reutilizable guardado en un agente. Le enseña a Okou cómo hace tu equipo un tipo concreto de trabajo, para que la siguiente persona que lo necesite no tenga que reescribir el prompt.

La primera vez que le pides algo a Okou, escribes un prompt. La segunda, pegas el mismo con pequeños retoques. Para la tercera, estás copiando un prompt larguísimo de un documento de Notion que alguien llamó «la biblioteca de prompts del equipo». Ese es el momento de guardar un workflow.

El problema que resuelven los workflows

Un chat suelto está bien para una tarea suelta. Pero casi todos los equipos tienen una cola de trabajo que se repite: entradas distintas, misma forma.

Escribe un cliente → mirar su historial → redactar una respuesta en su idioma → registrar el ticket
Aparece un informe de bug → extraer los pasos de reproducción → clasificar la gravedad → abrir una incidencia estructurada
Lunes por la mañana → sacar los números de la semana pasada → comparar con la anterior → publicar un resumen

Sin workflows, cada uno de estos es un prompt de 200 palabras que todo el mundo tiene que recordar. Con workflows, cada uno es un nombre: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Un workflow por sí solo no tiene programación ni disparador: es el procedimiento. Para que corra solo, engánchale una automatización.

Qué lleva dentro un workflow

Campo	Qué hace
Nombre	Un slug de 2 a 64 caracteres en minúscula, con letras, números y guiones internos: `triage-bug-report`. Usa `/triage-bug-report` para invocarlo explícitamente en el chat del agente propietario.
Nombre visible	La etiqueta legible que se muestra en el espacio de trabajo.
Descripción	Una línea que le dice a Okou cuándo aplica este workflow. Okou compara las peticiones entrantes con las descripciones, así que la redacción importa.
Instrucción	El procedimiento en sí. Basta con prosa normal: menciona las herramientas a usar, la forma de la salida y las restricciones.
Archivos	Archivos complementarios opcionales —plantillas, listas de comprobación, guías de marca, datos de referencia— empaquetados con el workflow.
Visibilidad	`private` (solo tú) o `public` (todo el espacio de trabajo).

Nada de grafos de nodos, ni de configuración YAML, ni de sección de disparadores. La instrucción suele parecerse mucho al prompt de chat que funcionó la primera vez.

Una buena descripción marca la diferencia entre un workflow que se activa cuando debe y uno que no se activa nunca: «triar un informe de bug de cara al cliente y abrirlo en GitHub con su gravedad» es mejor que «cosas de bugs».

Los workflows pertenecen a agentes

Cada workflow pertenece a exactamente un agente. Eso es lo que hace predecible el comportamiento: el workflow se ejecuta con el tono, los valores por defecto y las concesiones de conector de ese agente.

Workflow privado: visible solo para ti. Adecuado para automatizaciones personales atadas a un Gmail o a un asiento de CRM personal.
Workflow público: visible para todo el espacio de trabajo, en un agente al que tu equipo llega.

El mismo procedimiento puede vivir en dos agentes y producir resultados distintos, porque cada uno aporta su voz y sus permisos. Para pasar un workflow a otro agente, cópialo: eso lo bifurca, y a partir de ahí los dos pueden divergir.

Consulta Agents para ver cómo la propiedad del agente moldea lo que un workflow puede tocar.

Crear un workflow

Empezar desde la página Workflows

Abre Workflows y elige New workflow.
Selecciona el agente que debe ser dueño del workflow.
Okou abre un chat con un prompt guiado de creación. Describe el resultado, las entradas esperadas, las herramientas, la salida y cualquier límite de aprobación.
Revisa el nombre, la descripción, la instrucción, los archivos y la visibilidad propuestos antes de que Okou lo cree.

También puedes empezar en un chat de agente existente y pedirle a Okou que convierta en workflow una tarea que ya funcionó. Mantener la primera ejecución exitosa en el mismo chat le da a Okou entradas concretas, tus correcciones y la salida que debe capturar.

Qué poner en la instrucción

Parte	Incluye
Objetivo	El resultado que el workflow debe producir.
Entradas	Lo que aporta quien lo llama o la automatización, y qué entradas son obligatorias.
Procedimiento	Pasos ordenados, incluidos qué servicios conectados leer o actualizar.
Salida	El formato exigido, el destino y las reglas de nombrado.
Límites	Acciones a evitar, casos que necesitan aclaración y cuándo parar.
Referencias	Plantillas, listas o ejemplos opcionales adjuntos como archivos del workflow.

Deja las credenciales fuera de la instrucción y de los archivos. Conecta el servicio mediante Connectors y concede al agente propietario solo los permisos que el workflow necesita.

Probar antes de automatizar

Ejecuta el workflow a mano con una entrada representativa.
Confirma que el agente propietario alcanza todos los conectores y permisos necesarios.
Revisa el chat resultante en busca de contexto que falte, escrituras inesperadas y la forma de la salida final.
Edita las Instructions o los archivos adjuntos y vuelve a ejecutarlo hasta que el resultado sea repetible.
Añade una automatización solo cuando la ejecución manual sea correcta. Empieza con filtros de evento estrechos o una programación poco frecuente, y revisa los primeros disparos.

La verificación manual separa los problemas del workflow de los del disparador: si Run now falla, arregla primero el workflow o sus accesos; si Run now funciona pero el evento nunca se dispara, revisa la configuración de la automatización.

Cómo elige Okou un workflow

No hace falta invocar un workflow por su nombre. Okou carga uno automáticamente cuando una petición entrante encaja con su descripción. Un workflow llamado customer-reply-draft descrito como «redactar una respuesta a un correo de cliente con nuestra voz y nuestra documentación» se activa cuando reenvías un correo de cliente, sin nombrarlo.

Para forzar uno concreto, dilo: «Usa el workflow customer-reply-draft en este correo.»

Workflows integrados

Cada agente de Okou viene con una tanda de workflows transversales mantenidos por Okou: investigación y análisis, finanzas y contabilidad, legal y cumplimiento, producto, marketing, soporte al cliente y comunicación de equipo. Son procedimientos de dominio, no fontanería de conectores: cada uno le enseña a Okou cómo tratar un tipo de trabajo recurrente.

Una muestra:

deep-dive: investigación estructurada y diseño de soluciones; reunir hechos y luego explorar opciones
prd-writing: requisitos de producto con planteamiento estructurado del problema y criterios de aceptación
copywriting: textos de marketing por canal (blogs, correos, redes, landing pages)
competitor-matrix: matrices comparativas de funcionalidades, desmontajes de posicionamiento, análisis de ganados/perdidos
customer-reply: respuestas empáticas y fieles a la marca, ajustadas al canal y a la urgencia
nda-screening: clasificar los NDA entrantes como GREEN / YELLOW / RED y encaminarlos
status-updates: informes de avance y actualizaciones a stakeholders adaptados a cada audiencia

Tus propios workflows conviven con estos y tienen preferencia cuando sus descripciones encajan mejor.

Cuándo crear uno

La regla honesta: si has escrito sustancialmente el mismo prompt más de dos veces —o te imaginas a un compañero escribiéndolo—, guárdalo.

Señales concretas:

El trabajo tiene un nombre que tu equipo ya usa («informe matinal», «barrido de competencia»)
El prompt nombra herramientas, canales o plantillas concretos que no deberían cambiar en cada ejecución
La salida tiene una forma fija (un resumen, un borrador, una incidencia abierta)
Más de una persona necesita dispararlo
Quieres que corra con una programación o ante un evento; consulta Automations

Patrones habituales

La ventanilla de entrada. Toma una entrada (un correo, un informe de bug, un hilo) y produce un artefacto estructurado (una incidencia, un borrador, una fila).
El informe con cadencia. Un workflow emparejado con una automatización programada que corre a diario o semanalmente y publica en algún sitio visible.
El ayudante a mitad de conversación. Disparado con @Okou en un canal para una subtarea concreta: buscar, resumir, clasificar.
El compositor. Produce en una sola ejecución un paquete multiformato: borrador de blog más publicaciones sociales más tarjetas.
El respondedor de eventos. Emparejado con una automatización de evento: un correo nuevo, una PR fusionada o una página nueva de Notion arranca la ejecución. Consulta Automations.

Trampas a evitar

Demasiado estrecho. Un workflow que solo encaja con una entrada muy concreta es frágil. Apunta a la forma del trabajo, no a los detalles de un ejemplo.
Demasiado vago. «Ayuda con el marketing» es tan amplio que Okou no sabrá cuándo aplicarlo. Sé específico en la descripción.
Credenciales incrustadas. Nunca pegues claves de API en una instrucción. Usa conectores personalizados: la credencial se queda en la plataforma, fuera del alcance del modelo.
Forma de salida enterrada. Di cómo debe verse el artefacto: «una lista numerada de tres puntos» o «un borrador de respuesta de menos de 150 palabras».
Olvidarse del agente. Un workflow solo puede usar los conectores para los que su agente anfitrión está autorizado. Si un workflow no llega a Gmail, mira la pestaña Authorization del agente, no la instrucción.

Qué sigue

Añade un disparador con Automations para que un workflow corra sin ti.
Consulta Agents para saber quién ejecuta un workflow y con qué permisos.
Consulta Permissions para restringir lo que un workflow puede tocar.
Consulta Example workflows para ver cinco escritos de principio a fin.