Workflows

Ein Workflow ist ein benannter, wiederverwendbarer Ablauf, der auf einem Agent gespeichert ist. Er bringt Okou bei, wie dein Team eine bestimmte Art von Arbeit erledigt, damit die nächste Person, die ihn braucht, den Prompt nicht neu schreiben muss.

Beim ersten Mal schreibst du einen Prompt. Beim zweiten Mal fügst du denselben Prompt mit kleinen Anpassungen ein. Beim dritten Mal kopierst du einen langen Prompt aus einem Notion-Dokument, das jemand „Prompt-Bibliothek des Teams“ genannt hat. Genau da speicherst du einen Workflow.

Welches Problem Workflows lösen

Ein einmaliger Chat ist gut für eine einmalige Aufgabe. Aber fast jedes Team hat einen Rückstau an Arbeit, die wiederkehrt — andere Eingaben, gleiche Form:

Eine Kundin schreibt → Historie nachschlagen → Antwort in ihrer Sprache entwerfen → Ticket protokollieren
Ein Bugreport taucht auf → Reproduktionsschritte extrahieren → Schweregrad einstufen → strukturiertes Issue anlegen
Montagmorgen → Zahlen der Vorwoche holen → mit der Woche davor vergleichen → Digest posten

Ohne Workflows ist jedes davon ein 200-Wörter-Prompt, den sich alle merken müssen. Mit Workflows ist jedes ein Name: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Ein Workflow allein hat keinen Zeitplan und keinen Trigger — er ist der Ablauf. Damit er von selbst läuft, häng eine Automation an.

Was in einem Workflow steckt

Feld	Was es tut
Name	Ein Slug aus 2–64 Kleinbuchstaben, Ziffern und inneren Bindestrichen — `triage-bug-report`. Mit `/triage-bug-report` rufst du ihn im Chat des besitzenden Agents ausdrücklich auf.
Anzeigename	Die menschenlesbare Bezeichnung, die im Workspace erscheint.
Beschreibung	Eine Zeile, die Okou sagt, wann dieser Workflow gilt. Okou gleicht eingehende Anfragen mit Beschreibungen ab, die Formulierung zählt also.
Anweisung	Der Ablauf selbst. Normale Prosa reicht — nenne die zu nutzenden Tools, die Form der Ausgabe und alle Einschränkungen.
Dateien	Optionale Zusatzdateien — Vorlagen, Checklisten, Markenrichtlinien, Referenzdaten — die mit dem Workflow gebündelt sind.
Sichtbarkeit	`private` (nur du) oder `public` (alle im Workspace).

Kein Node-Graph, keine YAML-Konfiguration, kein Trigger-Abschnitt. Die Anweisung sieht meist ziemlich genau so aus wie der Chat-Prompt, der beim ersten Mal funktioniert hat.

Eine gute Beschreibung entscheidet darüber, ob ein Workflow greift, wenn er soll, oder nie: „einen kundenseitigen Bugreport triagieren und mit Schweregrad in GitHub anlegen“ ist besser als „irgendwas mit Bugs“.

Workflows gehören zu Agenten

Jeder Workflow gehört genau einem Agent. Das macht das Verhalten vorhersehbar: Der Workflow läuft mit dem Ton, den Voreinstellungen und den Konnektor-Berechtigungen dieses Agents.

Privater Workflow — nur für dich sichtbar. Passend für persönliche Automatisierungen an einem persönlichen Gmail- oder CRM-Zugang.
Öffentlicher Workflow — für alle im Workspace sichtbar, auf einem Agent, den dein Team erreicht.

Derselbe Ablauf kann auf zwei Agenten liegen und unterschiedliche Ergebnisse liefern, weil jeder seine eigene Stimme und eigene Berechtigungen mitbringt. Um einen Workflow an einen anderen Agent zu geben, kopiere ihn — das erzeugt eine Abzweigung, und beide können sich danach auseinanderentwickeln.

Siehe Agents dafür, wie die Zugehörigkeit zum Agent prägt, was ein Workflow anfassen darf.

Einen Workflow anlegen

Von der Workflows-Seite aus starten

Öffne Workflows und wähle New workflow.
Wähle den Agent, dem der Workflow gehören soll.
Okou öffnet einen Chat mit einem geführten Erstellungs-Prompt. Beschreibe das Ergebnis, die erwarteten Eingaben, die Tools, die Ausgabe und jede Freigabegrenze.
Prüfe den vorgeschlagenen Namen, die Beschreibung, die Anweisung, die Dateien und die Sichtbarkeit, bevor Okou ihn anlegt.

Du kannst auch in einem bestehenden Agent-Chat starten und Okou bitten, eine Aufgabe, die schon funktioniert hat, in einen Workflow zu verwandeln. Den ersten erfolgreichen Run im selben Chat zu behalten gibt Okou konkrete Eingaben, Korrekturen und Ausgaben zum Festhalten.

Was in die Anweisung gehört

Teil	Enthält
Ziel	Das Ergebnis, das der Workflow liefern muss.
Eingaben	Was die aufrufende Person oder Automation liefert, und welche Eingaben Pflicht sind.
Ablauf	Geordnete Schritte, inklusive der verbundenen Dienste, die gelesen oder aktualisiert werden.
Ausgabe	Das geforderte Format, das Ziel und die Benennungsregeln.
Grenzen	Aktionen, die zu vermeiden sind, Fälle, die Klärung brauchen, und wann anzuhalten ist.
Referenzen	Optionale Vorlagen, Checklisten oder Beispiele als Workflow-Dateien.

Halte Zugangsdaten aus Anweisung und Dateien heraus. Verbinde den Dienst über Connectors und erteile dem besitzenden Agent nur die Berechtigungen, die der Workflow braucht.

Erst testen, dann automatisieren

Führ den Workflow einmal von Hand mit einer repräsentativen Eingabe aus.
Vergewissere dich, dass der besitzende Agent jeden nötigen Konnektor und jede Berechtigung erreicht.
Sieh dir den entstandenen Chat auf fehlenden Kontext, unerwartete Schreibzugriffe und die Form der Ausgabe an.
Bearbeite die Instructions oder die angehängten Dateien und führ ihn erneut aus, bis das Ergebnis wiederholbar ist.
Häng erst dann eine Automation an, wenn der manuelle Run korrekt ist. Fang mit engen Ereignisfiltern oder einem seltenen Zeitplan an und sieh dir die ersten Auslösungen an.

Die manuelle Prüfung trennt Workflow-Probleme von Trigger-Problemen: Scheitert Run now, repariere zuerst den Workflow oder seinen Zugriff; gelingt Run now, aber ein Ereignis feuert nie, prüfe die Konfiguration der Automation.

Wie Okou einen Workflow auswählt

Du musst einen Workflow nicht beim Namen aufrufen. Okou lädt einen automatisch, wenn eine eingehende Anfrage zu seiner Beschreibung passt. Ein Workflow namens customer-reply-draft, beschrieben als „eine Antwort auf eine Kunden-E-Mail in unserer Stimme und mit unseren Docs entwerfen“, greift, wenn du eine Kunden-E-Mail weiterleitest — ganz ohne Namen.

Um einen bestimmten zu erzwingen, sag es: „Nimm den Workflow customer-reply-draft für diese E-Mail.“

Mitgelieferte Workflows

Jeder Okou-Agent bringt eine Auswahl funktionsübergreifender Workflows mit, die von Okou gepflegt werden — Recherche und Analyse, Finanzen und Buchhaltung, Recht und Compliance, Produkt, Marketing, Kundensupport und Teamkommunikation. Es sind fachliche Abläufe, keine Konnektor-Verkabelung: Jeder bringt Okou bei, wie eine wiederkehrende Art von Arbeit zu behandeln ist.

Eine Kostprobe:

deep-dive — strukturierte Recherche und Lösungsdesign; erst Fakten sammeln, dann Optionen ausloten
prd-writing — Produktanforderungen mit strukturierter Problemrahmung und Abnahmekriterien
copywriting — Marketingtexte über Kanäle hinweg (Blogs, E-Mails, Social, Landingpages)
competitor-matrix — Feature-Vergleichsmatrizen, Positionierungsanalysen, Win/Loss-Auswertungen
customer-reply — empathische, markengerechte Antworten, zugeschnitten auf Kanal und Dringlichkeit
nda-screening — eingehende NDAs als GREEN / YELLOW / RED einstufen und weiterleiten
status-updates — Fortschrittsberichte und Stakeholder-Updates für jedes Publikum

Deine eigenen Workflows stehen daneben und haben Vorrang, wenn ihre Beschreibungen besser passen.

Wann sich einer lohnt

Die ehrliche Regel: Wenn du im Wesentlichen denselben Prompt mehr als zweimal geschrieben hast — oder du dir vorstellen kannst, dass eine Kollegin ihn schreibt —, speicher ihn.

Konkrete Signale:

Die Arbeit hat einen Namen, den dein Team ohnehin benutzt („Morgen-Briefing“, „Wettbewerbsscan“)
Der Prompt nennt bestimmte Tools, Kanäle oder Vorlagen, die sich nicht bei jedem Lauf ändern sollten
Die Ausgabe hat eine feste Form (ein Digest, ein Entwurf, ein angelegtes Issue)
Mehr als eine Person muss ihn auslösen
Du willst, dass er nach Zeitplan oder auf ein Ereignis läuft — siehe Automations

Verbreitete Muster

Die Eingangsstrecke. Nimmt ein Stück Eingabe (eine E-Mail, einen Bugreport, einen Thread) und produziert ein strukturiertes Artefakt (ein Issue, einen Entwurf, eine Zeile).
Das Taktbriefing. Ein Workflow mit einer geplanten Automation, die täglich oder wöchentlich läuft und irgendwo sichtbar postet.
Der Helfer mitten im Gespräch. Wird per @Okou in einem Kanal ausgelöst, um eine eng umrissene Teilaufgabe zu erledigen — nachschlagen, zusammenfassen, einordnen.
Der Komponist. Erzeugt in einem Lauf ein Bündel aus mehreren Formaten — Blogentwurf plus Social Posts plus Cards.
Der Ereignis-Responder. Gepaart mit einer Ereignis-Automation: eine neue E-Mail, ein gemergter PR oder eine neue Notion-Seite startet den Lauf. Siehe Automations.

Fallstricke

Zu eng. Ein Workflow, der nur auf eine ganz bestimmte Eingabe passt, ist spröde. Ziel auf die Form der Arbeit, nicht auf die Details eines Beispiels.
Zu vage. „Hilf beim Marketing“ ist so breit, dass Okou nicht weiß, wann es anzuwenden ist. Sei in der Beschreibung konkret.
Fest eingetragene Zugangsdaten. Füge nie API-Keys in eine Anweisung ein. Nutze stattdessen benutzerdefinierte Konnektoren — die Zugangsdaten bleiben auf der Plattform, außer Reichweite des Modells.
Versteckte Ausgabeform. Sag, wie das Artefakt aussehen soll: „eine nummerierte Liste mit drei Punkten“ oder „ein Antwortentwurf unter 150 Wörtern“.
Den Agent vergessen. Ein Workflow kann nur die Konnektoren nutzen, für die sein Host-Agent autorisiert ist. Erreicht ein Workflow Gmail nicht, schau in den Authorization-Tab des Agents, nicht in die Anweisung.

Wie es weitergeht

Häng mit Automations einen Trigger an, damit ein Workflow ohne dich läuft.
Siehe Agents dafür, wer einen Workflow ausführt und mit welchen Berechtigungen.
Siehe Permissions dafür, wie du einschränkst, was ein Workflow anfassen darf.
Siehe Example workflows für fünf durchgeschriebene Beispiele.