Workflow

Un workflow è una procedura con un nome, riutilizzabile, salvata su un agente. Insegna a Okou come il tuo team svolge un certo tipo di lavoro, così la prossima persona che ne ha bisogno non deve riscrivere il prompt.

La prima volta che chiedi qualcosa a Okou scrivi un prompt. La seconda incolli lo stesso prompt con piccoli ritocchi. Alla terza stai copiando un prompt lunghissimo da un documento Notion che qualcuno ha chiamato «la libreria di prompt del team». È il momento di salvare un workflow.

Il problema che i workflow risolvono

Una chat una tantum va bene per un'attività una tantum. Ma quasi ogni team ha un arretrato di lavoro che si ripete: input diversi, stessa forma.

Scrive un cliente → guardare la sua storia → scrivere una bozza di risposta nella sua lingua → registrare il ticket
Arriva una segnalazione di bug → estrarre i passi per riprodurlo → classificare la gravità → aprire una issue strutturata
Lunedì mattina → prendere i numeri della settimana scorsa → confrontarli con quella precedente → pubblicare un riepilogo

Senza workflow, ognuno di questi è un prompt da 200 parole che tutti devono ricordare. Con i workflow, ognuno è un nome: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Un workflow da solo non ha né pianificazione né trigger: è la procedura. Perché giri da solo, agganciagli un'automazione.

Cosa contiene un workflow

Campo	Cosa fa
Nome	Uno slug di 2–64 caratteri minuscoli con lettere, numeri e trattini interni — `triage-bug-report`. Usa `/triage-bug-report` per invocarlo esplicitamente nella chat dell'agente proprietario.
Nome visualizzato	L'etichetta leggibile mostrata nello spazio di lavoro.
Descrizione	Una riga che dice a Okou quando questo workflow si applica. Okou confronta le richieste in arrivo con le descrizioni, quindi come lo scrivi conta.
Istruzione	La procedura vera e propria. Basta prosa normale: indica gli strumenti da usare, la forma dell'output e i vincoli.
File	File supplementari opzionali — modelli, checklist, linee guida di brand, dati di riferimento — allegati al workflow.
Visibilità	`private` (solo tu) o `public` (tutti nello spazio di lavoro).

Niente grafi a nodi, niente configurazione YAML, nessuna sezione trigger. L'istruzione somiglia in genere molto al prompt di chat che ha funzionato la prima volta.

Una buona descrizione fa la differenza tra un workflow che parte quando deve e uno che non parte mai: «fare il triage di una segnalazione di bug lato cliente e aprirla su GitHub con la gravità» è meglio di «roba sui bug».

I workflow appartengono agli agenti

Ogni workflow appartiene a esattamente un agente. È questo a rendere prevedibile il comportamento: il workflow gira con il tono, i valori predefiniti e le concessioni sui connettori di quell'agente.

Workflow privato — visibile solo a te. Adatto ad automazioni personali legate a una Gmail o a una postazione CRM personale.
Workflow pubblico — visibile a tutti nello spazio di lavoro, su un agente che il tuo team può raggiungere.

La stessa procedura può stare su due agenti e produrre risultati diversi, perché ciascuno porta la propria voce e i propri permessi. Per passare un workflow a un altro agente, copialo: così lo si biforca, e i due possono poi divergere.

Vedi Agents per come la proprietà dell'agente determina cosa un workflow può toccare.

Creare un workflow

Partire dalla pagina Workflows

Apri Workflows e scegli New workflow.
Seleziona l'agente che deve possedere il workflow.
Okou apre una chat con un prompt guidato di creazione. Descrivi il risultato, gli input attesi, gli strumenti, l'output ed eventuali limiti di approvazione.
Controlla nome, descrizione, istruzione, file e visibilità proposti prima che Okou lo crei.

Puoi anche partire da una chat esistente con un agente e chiedere a Okou di trasformare in workflow un'attività che ha già funzionato. Tenere la prima esecuzione riuscita nella stessa chat dà a Okou input concreti, le tue correzioni e l'output da catturare.

Cosa mettere nell'istruzione

Parte	Includi
Obiettivo	Il risultato che il workflow deve produrre.
Input	Cosa fornisce chi lo chiama o l'automazione, e quali input sono obbligatori.
Procedura	Passi ordinati, compresi i servizi collegati da leggere o aggiornare.
Output	Il formato richiesto, la destinazione e le regole di denominazione.
Confini	Azioni da evitare, casi che richiedono chiarimenti e quando fermarsi.
Riferimenti	Modelli, checklist o esempi opzionali allegati come file del workflow.

Tieni le credenziali fuori dall'istruzione e dai file. Collega il servizio da Connectors, poi concedi all'agente proprietario solo i permessi che servono al workflow.

Provare prima di automatizzare

Esegui il workflow a mano con un input rappresentativo.
Verifica che l'agente proprietario raggiunga ogni connettore e permesso necessari.
Ispeziona la chat risultante cercando contesto mancante, scritture inattese e la forma dell'output finale.
Modifica le Instructions o i file allegati ed esegui di nuovo finché il risultato non è ripetibile.
Aggiungi un'automazione solo quando l'esecuzione manuale è corretta. Parti con filtri di evento stretti o una pianificazione poco frequente, poi controlla i primi avvii.

La verifica manuale separa i problemi del workflow da quelli del trigger: se Run now fallisce, sistema prima il workflow o i suoi accessi; se Run now riesce ma l'evento non scatta mai, controlla la configurazione dell'automazione.

Come Okou sceglie un workflow

Non devi invocare un workflow per nome. Okou ne carica uno automaticamente quando una richiesta in arrivo corrisponde alla sua descrizione. Un workflow chiamato customer-reply-draft, descritto come «scrivere una bozza di risposta a un'email di un cliente con la nostra voce e i nostri documenti», parte quando inoltri un'email di un cliente, senza nominarlo.

Per forzarne uno preciso, dillo: «Usa il workflow customer-reply-draft su questa email.»

Workflow inclusi

Ogni agente Okou arriva con una serie di workflow trasversali mantenuti da Okou — ricerca e analisi, finanza e contabilità, legale e compliance, prodotto, marketing, assistenza clienti e comunicazione di team. Sono procedure di dominio, non impiantistica di connettori: ciascuna insegna a Okou come gestire un tipo di lavoro ricorrente.

Un assaggio:

deep-dive — ricerca strutturata e progettazione di soluzioni; prima i fatti, poi le opzioni
prd-writing — requisiti di prodotto con inquadramento strutturato del problema e criteri di accettazione
copywriting — testi di marketing su più canali (blog, email, social, landing page)
competitor-matrix — matrici di confronto funzionalità, analisi di posizionamento, win/loss
customer-reply — risposte empatiche e in linea con il brand, calibrate su canale e urgenza
nda-screening — classificare gli NDA in arrivo come GREEN / YELLOW / RED e instradarli
status-updates — report di avanzamento e aggiornamenti agli stakeholder per qualsiasi pubblico

I tuoi workflow stanno accanto a questi e hanno la precedenza quando le loro descrizioni combaciano meglio.

Quando crearne uno

La regola onesta: se hai scritto sostanzialmente lo stesso prompt più di due volte — o riesci a immaginare un collega che lo scrive — salvalo.

Segnali concreti:

Il lavoro ha un nome che il tuo team già usa («briefing del mattino», «scansione concorrenti»)
Il prompt nomina strumenti, canali o modelli specifici che non dovrebbero cambiare a ogni esecuzione
L'output ha una forma fissa (un riepilogo, una bozza, una issue aperta)
Più di una persona deve poterlo avviare
Vuoi che giri su pianificazione o su evento — vedi Automations

Schemi comuni

Lo sportello di ingresso. Prende un input (un'email, una segnalazione di bug, un thread) e produce un artefatto strutturato (una issue, una bozza, una riga).
Il briefing a cadenza. Un workflow abbinato a un'automazione pianificata che gira ogni giorno o ogni settimana e pubblica in un posto visibile.
L'aiuto a metà conversazione. Attivato con @Okou in un canale per una sotto-attività mirata: cercare, riassumere, classificare.
Il compositore. Produce in un'unica esecuzione un pacchetto multiformato: bozza di articolo più post social più card.
Il risponditore di eventi. Abbinato a un'automazione su evento: una nuova email, una PR unita o una nuova pagina Notion avviano l'esecuzione. Vedi Automations.

Errori da evitare

Troppo stretto. Un workflow che calza solo su un input molto specifico è fragile. Punta alla forma del lavoro, non ai dettagli di un esempio.
Troppo vago. «Aiuta con il marketing» è così ampio che Okou non saprà quando applicarlo. Sii specifico nella descrizione.
Credenziali scritte dentro. Non incollare mai chiavi API in un'istruzione. Usa i connettori personalizzati: la credenziale resta sulla piattaforma, fuori dalla portata del modello.
Forma dell'output sepolta. Di' come deve apparire l'artefatto: «un elenco numerato di tre voci» oppure «una bozza di risposta sotto le 150 parole».
Dimenticare l'agente. Un workflow può usare solo i connettori per cui il suo agente ospite è autorizzato. Se un workflow non raggiunge Gmail, guarda la scheda Authorization dell'agente, non l'istruzione.

Cosa fare adesso

Aggancia un trigger con Automations perché un workflow giri senza di te.
Vedi Agents per chi esegue un workflow e con quali permessi.
Vedi Permissions per limitare cosa un workflow può toccare.
Vedi Example workflows per cinque esempi scritti dall'inizio alla fine.