वर्कफ़्लो

वर्कफ़्लो किसी एजेंट पर सहेजी गई, नाम वाली और दोबारा इस्तेमाल होने वाली प्रक्रिया है। यह Okou को सिखाता है कि आपकी टीम किसी ख़ास तरह का काम कैसे करती है, ताकि अगली बार जिसे इसकी ज़रूरत हो उसे प्रॉम्प्ट दोबारा न लिखना पड़े।

पहली बार आप Okou से कुछ कहने के लिए प्रॉम्प्ट लिखते हैं। दूसरी बार वही प्रॉम्प्ट थोड़े बदलाव के साथ चिपकाते हैं। तीसरी बार तक आप किसी Notion दस्तावेज़ से लंबा प्रॉम्प्ट कॉपी कर रहे होते हैं जिसे किसी ने "टीम प्रॉम्प्ट लाइब्रेरी" नाम दे दिया है। वही पल है वर्कफ़्लो सहेजने का।

वर्कफ़्लो किस समस्या को हल करते हैं

एक बार का काम एक बार की चैट से चल जाता है। पर लगभग हर टीम के पास ऐसा काम जमा रहता है जो दोहराया जाता है — इनपुट अलग, आकार वही:

• ग्राहक लिखता है → उसका इतिहास देखें → उसकी भाषा में जवाब का ड्राफ्ट बनाएँ → टिकट दर्ज करें
• बग रिपोर्ट आती है → दोहराने के चरण निकालें → गंभीरता तय करें → व्यवस्थित issue बनाएँ
• सोमवार सुबह → पिछले हफ़्ते के आँकड़े लें → उससे पिछले हफ़्ते से तुलना करें → सार पोस्ट करें

वर्कफ़्लो के बिना इनमें से हर एक 200 शब्दों का प्रॉम्प्ट है जो सबको याद रखना पड़ता है। वर्कफ़्लो के साथ हर एक बस एक नाम है: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply।

अकेले वर्कफ़्लो का न कोई शेड्यूल होता है न ट्रिगर — वह प्रक्रिया है। उसे अपने आप चलाने के लिए एक ऑटोमेशन जोड़ें।

वर्कफ़्लो में क्या होता है

न कोई नोड ग्राफ़, न YAML कॉन्फ़िग, न ट्रिगर वाला हिस्सा। निर्देश आम तौर पर उसी चैट प्रॉम्प्ट जैसा दिखता है जो पहली बार काम कर गया था।

अच्छा विवरण ही तय करता है कि वर्कफ़्लो सही वक़्त पर चलेगा या कभी नहीं चलेगा: "ग्राहक की ओर से आई बग रिपोर्ट की छँटाई करें और गंभीरता के साथ GitHub पर दर्ज करें" "बग वाले काम" से कहीं बेहतर है।

वर्कफ़्लो एजेंटों के होते हैं

हर वर्कफ़्लो ठीक एक एजेंट का होता है। यही बर्ताव को पूर्वानुमेय बनाता है: वर्कफ़्लो उसी एजेंट के लहजे, डिफ़ॉल्ट और कनेक्टर अनुमतियों के साथ चलता है।

• निजी वर्कफ़्लो — केवल आपको दिखता है। निजी Gmail या निजी CRM सीट से जुड़े व्यक्तिगत ऑटोमेशन के लिए उपयुक्त।
• सार्वजनिक वर्कफ़्लो — वर्कस्पेस में सबको दिखता है, ऐसे एजेंट पर जहाँ आपकी टीम पहुँच सकती है।

वही प्रक्रिया दो एजेंटों पर रह सकती है और अलग नतीजे दे सकती है, क्योंकि हर एजेंट अपनी आवाज़ और अपनी अनुमतियाँ लाता है। किसी दूसरे एजेंट को वर्कफ़्लो देने के लिए उसे कॉपी करें — इससे वह अलग शाखा बन जाता है और आगे दोनों अलग-अलग विकसित हो सकते हैं।

एजेंट का स्वामित्व वर्कफ़्लो की पहुँच को कैसे आकार देता है, इसके लिए Agents देखें।

वर्कफ़्लो बनाना

Workflows पेज से शुरू करें

1. Workflows खोलें और New workflow चुनें।
2. वह एजेंट चुनें जिसके पास यह वर्कफ़्लो होना चाहिए।
3. Okou एक निर्देशित निर्माण प्रॉम्प्ट के साथ चैट खोलता है। नतीजा, अपेक्षित इनपुट, औज़ार, आउटपुट और कोई भी स्वीकृति-सीमा बताएँ।
4. Okou के बनाने से पहले प्रस्तावित नाम, विवरण, निर्देश, फ़ाइलें और दृश्यता जाँच लें।

आप किसी मौजूदा एजेंट चैट से भी शुरू कर सकते हैं और Okou से कह सकते हैं कि जो काम पहले ही सही चला, उसे वर्कफ़्लो बना दे। पहली सफल Run को उसी चैट में रखने से Okou को ठोस इनपुट, आपकी सुधारें और असली आउटपुट मिल जाते हैं।

निर्देश में क्या डालें

क्रेडेंशियल निर्देश और फ़ाइलों से बाहर रखें। सेवा Connectors से जोड़ें, और मालिक एजेंट को केवल वही अनुमतियाँ दें जो इस वर्कफ़्लो को चाहिए।

ऑटोमेट करने से पहले परखें

1. किसी प्रतिनिधि इनपुट के साथ वर्कफ़्लो एक बार हाथ से चलाएँ।
2. पक्का करें कि मालिक एजेंट हर ज़रूरी कनेक्टर और अनुमति तक पहुँच सकता है।
3. बनी हुई चैट देखें — कहीं संदर्भ छूटा तो नहीं, कोई अनपेक्षित लेखन तो नहीं, और अंतिम आउटपुट का आकार कैसा है।
4. Instructions या संलग्न फ़ाइलें संपादित करें और तब तक दोबारा चलाएँ जब तक नतीजा दोहराने योग्य न हो जाए।
5. ऑटोमेशन तभी जोड़ें जब मैनुअल Run सही हो। संकरे इवेंट फ़िल्टर या कम बार चलने वाले शेड्यूल से शुरू करें, फिर पहली कुछ बार की जाँच करें।

मैनुअल जाँच वर्कफ़्लो की समस्या को ट्रिगर की समस्या से अलग कर देती है: अगर Run now विफल हो, तो पहले वर्कफ़्लो या उसकी पहुँच ठीक करें; अगर Run now चले पर इवेंट कभी न आए, तो ऑटोमेशन की सेटिंग देखें।

Okou वर्कफ़्लो कैसे चुनता है

वर्कफ़्लो को नाम से बुलाना ज़रूरी नहीं। जब आने वाला अनुरोध उसके विवरण से मेल खाता है, Okou उसे अपने आप लोड कर लेता है। customer-reply-draft नाम का वर्कफ़्लो, जिसका विवरण है "हमारी शैली और दस्तावेज़ों का उपयोग करके ग्राहक ईमेल का जवाब ड्राफ्ट करें", तब चल पड़ता है जब आप कोई ग्राहक ईमेल आगे भेजते हैं — नाम बताए बिना।

किसी ख़ास को ज़बरदस्ती चलाना हो तो कह दें: "इस ईमेल पर customer-reply-draft वर्कफ़्लो इस्तेमाल करो।"

साथ में आने वाले वर्कफ़्लो

हर Okou एजेंट के साथ Okou द्वारा संभाले गए कई क्रॉस-फ़ंक्शनल वर्कफ़्लो आते हैं — शोध और विश्लेषण, वित्त और लेखा, क़ानून और अनुपालन, प्रोडक्ट, मार्केटिंग, ग्राहक सहायता, और टीम संवाद। ये कनेक्टर की पाइपलाइन नहीं, बल्कि विषय-क्षेत्र की प्रक्रियाएँ हैं: हर एक Okou को सिखाती है कि एक तरह के दोहराए जाने वाले काम को कैसे संभालना है।

एक झलक:

• deep-dive — संरचित शोध और समाधान डिज़ाइन; पहले तथ्य जुटाएँ, फिर विकल्प टटोलें
• prd-writing — संरचित समस्या-निरूपण और स्वीकृति मानदंडों के साथ प्रोडक्ट आवश्यकताएँ
• copywriting — विभिन्न चैनलों के लिए मार्केटिंग लेखन (ब्लॉग, ईमेल, सोशल, लैंडिंग पेज)
• competitor-matrix — फ़ीचर तुलना तालिकाएँ, पोज़िशनिंग विश्लेषण, जीत/हार का आकलन
• customer-reply — चैनल और तात्कालिकता के अनुसार सहानुभूतिपूर्ण, ब्रांड के अनुरूप जवाब
• nda-screening — आने वाले NDA को GREEN / YELLOW / RED में वर्गीकृत कर आगे भेजना
• status-updates — किसी भी श्रोता के लिए तैयार प्रगति रिपोर्ट और हितधारक अपडेट

आपके अपने वर्कफ़्लो इन्हीं के साथ रहते हैं और जब उनका विवरण ज़्यादा क़रीब बैठता है तो उन्हें प्राथमिकता मिलती है।

कब बनाएँ

ईमानदार नियम: अगर आपने लगभग वही प्रॉम्प्ट दो बार से ज़्यादा लिखा है — या आप कल्पना कर सकते हैं कि कोई साथी उसे लिखेगा — तो उसे सहेज लें।

ठोस संकेत:

• काम का ऐसा नाम है जो आपकी टीम पहले से इस्तेमाल करती है ("सुबह का ब्रीफ़", "प्रतिस्पर्धी स्कैन")
• प्रॉम्प्ट ऐसे औज़ार, चैनल या टेम्पलेट का नाम लेता है जो हर बार नहीं बदलने चाहिए
• आउटपुट का आकार तय है (एक सार, एक ड्राफ्ट, दर्ज किया गया issue)
• एक से अधिक व्यक्ति को इसे चलाना है
• आप चाहते हैं कि यह शेड्यूल पर या किसी घटना पर चले — देखें Automations

आम पैटर्न

• इनटेक फ़ॉर्म। कोई इनपुट (ईमेल, बग रिपोर्ट, थ्रेड) लेकर एक व्यवस्थित नतीजा (issue, ड्राफ्ट, एक पंक्ति) बनाता है।
• नियमित ब्रीफ़। शेड्यूल किए ऑटोमेशन के साथ जुड़ा वर्कफ़्लो, जो रोज़ या हर हफ़्ते चलकर किसी दिखने वाली जगह पोस्ट करता है।
• बातचीत के बीच का सहायक। किसी चैनल में @Okou से चलता है और एक केंद्रित उपकार्य करता है — खोजना, सार बनाना, वर्गीकृत करना।
• संयोजक। एक ही Run में कई प्रारूपों का बंडल बनाता है — ब्लॉग ड्राफ्ट, सोशल पोस्ट और कार्ड।
• इवेंट उत्तरदाता। इवेंट ऑटोमेशन के साथ जुड़ा: नया ईमेल, मर्ज हुआ PR या नया Notion पेज Run शुरू कर देता है। देखें Automations।

किन ग़लतियों से बचें

• बहुत संकरा। जो वर्कफ़्लो केवल एक ख़ास इनपुट पर बैठता है वह भंगुर होता है। किसी उदाहरण के ब्योरे नहीं, काम के आकार को निशाना बनाएँ।
• बहुत अस्पष्ट। "मार्केटिंग में मदद करो" इतना व्यापक है कि Okou को पता ही नहीं चलेगा कब लागू करना है। विवरण में ठोस रहें।
• क्रेडेंशियल सीधे लिखना। API कुंजियाँ कभी निर्देश में न चिपकाएँ। इसके बजाय कस्टम कनेक्टर इस्तेमाल करें — क्रेडेंशियल प्लेटफ़ॉर्म पर रहता है, मॉडल की पहुँच से बाहर।
• आउटपुट का आकार दबा हुआ। बताएँ कि नतीजा कैसा दिखना चाहिए: "तीन बिंदुओं की क्रमांकित सूची" या "150 शब्दों से कम का जवाब ड्राफ्ट"।
• एजेंट भूल जाना। वर्कफ़्लो केवल वही कनेक्टर इस्तेमाल कर सकता है जिनके लिए उसका मेज़बान एजेंट अधिकृत है। अगर वर्कफ़्लो Gmail तक नहीं पहुँच रहा, तो निर्देश नहीं, एजेंट का Authorization टैब देखें।

आगे क्या

• Automations से ट्रिगर जोड़ें ताकि वर्कफ़्लो आपके बिना चले।
• वर्कफ़्लो कौन और किन अनुमतियों के साथ चलाता है, इसके लिए Agents देखें।
• वर्कफ़्लो क्या छू सकता है, उसे सीमित करने के लिए Permissions देखें।
• शुरू से अंत तक लिखे पाँच उदाहरणों के लिए Example workflows देखें।