Workflow

Sebuah workflow adalah prosedur bernama yang bisa dipakai ulang, tersimpan pada sebuah agen. Ia mengajari Okou bagaimana tim Anda mengerjakan satu jenis pekerjaan tertentu, sehingga orang berikutnya yang membutuhkannya tidak perlu menulis ulang prompt.

Pertama kali Anda meminta sesuatu ke Okou, Anda menulis prompt. Kedua kalinya, Anda menempel prompt yang sama dengan sedikit ubahan. Ketiga kalinya, Anda sudah menyalin prompt panjang dari dokumen Notion yang seseorang namai "pustaka prompt tim". Di situlah saatnya menyimpan sebuah workflow.

Masalah yang dipecahkan workflow

Chat sekali pakai cocok untuk tugas sekali pakai. Tetapi hampir setiap tim punya tumpukan pekerjaan yang berulang — masukan berbeda, bentuknya sama:

• Pelanggan menulis → cek riwayatnya → susun draf balasan dalam bahasanya → catat tiketnya
• Laporan bug muncul → tarik langkah reproduksinya → klasifikasikan tingkat keparahan → buat issue yang terstruktur
• Senin pagi → ambil angka pekan lalu → bandingkan dengan pekan sebelumnya → posting ringkasannya

Tanpa workflow, masing-masing itu adalah prompt 200 kata yang harus diingat semua orang. Dengan workflow, masing-masing menjadi sebuah nama: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Workflow sendirian tidak punya jadwal dan tidak punya pemicu — ia adalah prosedurnya. Agar berjalan sendiri, pasangkan automasi.

Isi sebuah workflow

Tidak ada node graph, tidak ada konfigurasi YAML, tidak ada bagian pemicu. Instruksinya biasanya mirip sekali dengan prompt chat yang berhasil pertama kali.

Deskripsi yang baik adalah pembeda antara workflow yang menyala saat seharusnya dan yang tidak pernah menyala: "menyortir laporan bug dari sisi pelanggan dan membuatnya di GitHub beserta tingkat keparahannya" lebih baik daripada "urusan bug".

Workflow milik agen

Setiap workflow dimiliki tepat satu agen. Itulah yang membuat perilakunya bisa ditebak: workflow berjalan dengan nada, default, dan izin konektor agen tersebut.

• Workflow privat — hanya terlihat oleh Anda. Cocok untuk automasi pribadi yang terkait Gmail pribadi atau kursi CRM pribadi.
• Workflow publik — terlihat semua orang di ruang kerja, pada agen yang bisa dijangkau tim Anda.

Prosedur yang sama bisa hidup di dua agen dan menghasilkan hasil berbeda, karena tiap agen membawa suara dan izinnya sendiri. Untuk menyerahkan workflow ke agen lain, salin saja — ini mencabangkannya, dan setelah itu keduanya bisa berkembang berbeda.

Lihat Agents untuk bagaimana kepemilikan agen membentuk apa yang bisa disentuh sebuah workflow.

Membuat workflow

Mulai dari halaman Workflows

1. Buka Workflows dan pilih New workflow.
2. Pilih agen yang seharusnya memiliki workflow itu.
3. Okou membuka chat dengan prompt pembuatan yang memandu. Jelaskan hasilnya, masukan yang diharapkan, alat, keluaran, dan batas persetujuan apa pun.
4. Tinjau nama, deskripsi, instruksi, berkas, dan visibilitas yang diusulkan sebelum Okou membuatnya.

Anda juga bisa mulai dari chat agen yang sudah ada dan meminta Okou mengubah tugas yang sudah berhasil menjadi workflow. Menyimpan run pertama yang berhasil di chat yang sama memberi Okou masukan konkret, koreksi Anda, dan keluaran untuk direkam.

Apa yang perlu ada di instruksi

Jauhkan kredensial dari instruksi dan berkas. Hubungkan layanannya lewat Connectors, lalu beri agen pemilik hanya izin yang dibutuhkan workflow itu.

Uji dulu sebelum diautomasi

1. Jalankan workflow secara manual dengan masukan yang representatif.
2. Pastikan agen pemilik bisa mengakses setiap konektor dan izin yang diperlukan.
3. Periksa chat hasilnya: konteks yang hilang, penulisan tak terduga, dan bentuk keluaran akhirnya.
4. Sunting Instructions atau berkas lampirannya, lalu jalankan lagi sampai hasilnya bisa diulang.
5. Tambahkan automasi hanya setelah run manualnya benar. Mulai dengan filter kejadian yang sempit atau jadwal berfrekuensi rendah, lalu periksa beberapa pemicuan pertama.

Verifikasi manual memisahkan masalah workflow dari masalah pemicu: kalau Run now gagal, perbaiki dulu workflow atau aksesnya; kalau Run now berhasil tetapi kejadiannya tak pernah menyala, periksa konfigurasi automasinya.

Bagaimana Okou memilih workflow

Anda tidak harus memanggil workflow dengan namanya. Okou memuat satu secara otomatis ketika permintaan yang masuk cocok dengan deskripsinya. Workflow bernama customer-reply-draft yang dideskripsikan sebagai "menyusun draf balasan untuk email pelanggan memakai suara dan dokumen kami" akan menyala ketika Anda meneruskan email pelanggan — tanpa menyebut namanya.

Untuk memaksa yang tertentu, katakan saja: "Pakai workflow customer-reply-draft untuk email ini."

Workflow bawaan

Setiap agen Okou datang dengan sederet workflow lintas fungsi yang dipelihara Okou — riset dan analisis, keuangan dan akuntansi, hukum dan kepatuhan, produk, pemasaran, dukungan pelanggan, dan komunikasi tim. Itu prosedur domain, bukan perpipaan konektor: masing-masing mengajari Okou cara menangani satu jenis pekerjaan yang berulang.

Contohnya:

• deep-dive — riset terstruktur dan perancangan solusi; kumpulkan fakta dulu, baru jelajahi opsinya
• prd-writing — kebutuhan produk dengan pembingkaian masalah yang terstruktur dan kriteria penerimaan
• copywriting — naskah pemasaran lintas kanal (blog, email, media sosial, halaman arahan)
• competitor-matrix — matriks perbandingan fitur, bedah posisi, analisis menang/kalah
• customer-reply — balasan yang empatik dan sesuai merek, disesuaikan dengan kanal dan tingkat urgensi
• nda-screening — mengklasifikasikan NDA yang masuk sebagai GREEN / YELLOW / RED dan meneruskannya
• status-updates — laporan kemajuan dan pembaruan untuk pemangku kepentingan, disesuaikan ke tiap audiens

Workflow buatan Anda berdiri berdampingan dengan ini dan lebih diutamakan ketika deskripsinya lebih cocok.

Kapan membuatnya

Aturan jujurnya: kalau Anda sudah menulis prompt yang pada dasarnya sama lebih dari dua kali — atau Anda bisa membayangkan rekan kerja menulisnya — simpanlah.

Sinyal konkretnya:

• Pekerjaannya sudah punya nama yang dipakai tim Anda ("ringkasan pagi", "scan pesaing")
• Prompt-nya menyebut alat, kanal, atau templat tertentu yang tidak seharusnya berubah tiap kali jalan
• Keluarannya punya bentuk tetap (ringkasan, draf, issue yang terbuat)
• Lebih dari satu orang perlu memicunya
• Anda ingin ia berjalan terjadwal atau saat ada kejadian — lihat Automations

Pola yang umum

• Loket masuk. Menerima sepotong masukan (email, laporan bug, thread) dan menghasilkan artefak terstruktur (issue, draf, satu baris data).
• Briefing berkala. Workflow yang dipasangkan dengan automasi terjadwal, berjalan harian atau mingguan dan memposting di tempat yang terlihat.
• Pembantu di tengah percakapan. Dipicu dengan @Okou di sebuah kanal untuk satu subtugas terfokus — mencari, merangkum, mengklasifikasi.
• Perakit. Menghasilkan satu paket multiformat dalam sekali jalan — draf blog plus unggahan sosial plus kartu.
• Penanggap kejadian. Dipasangkan dengan automasi kejadian: email baru, PR yang di-merge, atau halaman Notion baru memulai run-nya. Lihat Automations.

Jebakan yang perlu dihindari

• Terlalu sempit. Workflow yang hanya pas untuk satu masukan yang sangat spesifik itu rapuh. Bidik bentuk pekerjaannya, bukan detail satu contoh.
• Terlalu kabur. "Bantu urusan marketing" begitu luas sampai Okou tidak tahu kapan harus memakainya. Buat deskripsinya spesifik.
• Kredensial ditulis langsung. Jangan pernah menempel kunci API ke dalam instruksi. Pakai konektor kustom — kredensialnya tetap di platform, di luar jangkauan model.
• Bentuk keluaran terkubur. Nyatakan seperti apa artefaknya: "daftar bernomor berisi tiga butir" atau "draf balasan di bawah 150 kata".
• Lupa agennya. Workflow hanya bisa memakai konektor yang agen induknya diotorisasi untuknya. Kalau sebuah workflow tidak bisa menjangkau Gmail, periksa tab Authorization agennya, bukan instruksinya.

Selanjutnya

• Pasang pemicu dengan Automations supaya workflow berjalan tanpa Anda.
• Lihat Agents untuk siapa yang menjalankan workflow dan dengan izin apa.
• Lihat Permissions untuk membatasi apa yang boleh disentuh sebuah workflow.
• Lihat Example workflows untuk lima contoh yang ditulis menyeluruh.