Workflows

Un workflow est une procédure nommée et réutilisable, enregistrée sur un agent. Il apprend à Okou comment votre équipe traite un type de travail précis, pour que la prochaine personne qui en a besoin n'ait pas à réécrire le prompt.

La première fois, vous écrivez un prompt. La deuxième, vous collez le même avec de petits ajustements. À la troisième, vous copiez un long prompt depuis un document Notion que quelqu'un a appelé « la bibliothèque de prompts de l'équipe ». C'est le moment d'enregistrer un workflow.

Le problème que les workflows résolvent

Un chat ponctuel convient à une tâche ponctuelle. Mais presque toutes les équipes ont un stock de travail qui revient — entrées différentes, même forme :

Un client écrit → consulter son historique → rédiger une réponse dans sa langue → journaliser le ticket
Un rapport de bug arrive → extraire les étapes de reproduction → classer la gravité → ouvrir un ticket structuré
Lundi matin → récupérer les chiffres de la semaine passée → comparer à la précédente → publier un résumé

Sans workflows, chacun de ces cas est un prompt de 200 mots que tout le monde doit retenir. Avec des workflows, chacun devient un nom : triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Un workflow seul n'a ni planification ni déclencheur — c'est la procédure. Pour qu'il tourne tout seul, attachez-lui une automatisation.

Ce que contient un workflow

Champ	Ce qu'il fait
Nom	Un slug de 2 à 64 caractères en minuscules, avec lettres, chiffres et tirets internes — `triage-bug-report`. Utilisez `/triage-bug-report` pour l'invoquer explicitement dans le chat de l'agent propriétaire.
Nom affiché	L'étiquette lisible affichée dans l'espace de travail.
Description	Une ligne qui dit à Okou quand ce workflow s'applique. Okou compare les demandes entrantes aux descriptions : la formulation compte.
Instruction	La procédure elle-même. De la prose ordinaire suffit — mentionnez les outils à utiliser, la forme de la sortie et les contraintes.
Fichiers	Fichiers complémentaires optionnels — modèles, checklists, chartes de marque, données de référence — livrés avec le workflow.
Visibilité	`private` (vous seul) ou `public` (tout l'espace de travail).

Pas de graphe de nœuds, pas de config YAML, pas de section déclencheurs. L'instruction ressemble en général beaucoup au prompt de chat qui a marché la première fois.

Une bonne description fait la différence entre un workflow qui se déclenche quand il faut et un qui ne se déclenche jamais : « trier un rapport de bug côté client et l'ouvrir sur GitHub avec sa gravité » vaut mieux que « gérer les trucs de bugs ».

Les workflows appartiennent à des agents

Chaque workflow appartient à exactement un agent. C'est ce qui rend le comportement prévisible : le workflow tourne avec le ton, les défauts et les octrois de connecteur de cet agent.

Workflow privé — visible de vous seul. Adapté aux automatisations personnelles liées à un Gmail ou un siège CRM personnel.
Workflow public — visible par tout l'espace de travail, sur un agent que votre équipe peut atteindre.

La même procédure peut vivre sur deux agents et produire des résultats différents, car chacun apporte sa voix et ses permissions. Pour confier un workflow à un autre agent, copiez-le — cela le duplique, et les deux peuvent ensuite diverger.

Voir Agents pour comprendre comment l'appartenance à un agent façonne ce qu'un workflow peut toucher.

Créer un workflow

Partir de la page Workflows

Ouvrez Workflows et choisissez New workflow.
Sélectionnez l'agent qui doit posséder le workflow.
Okou ouvre un chat avec un prompt de création guidé. Décrivez le résultat, les entrées attendues, les outils, la sortie et toute limite d'approbation.
Vérifiez le nom, la description, l'instruction, les fichiers et la visibilité proposés avant qu'Okou ne le crée.

Vous pouvez aussi partir d'un chat d'agent existant et demander à Okou de transformer une tâche qui a déjà marché en workflow. Garder la première exécution réussie dans le même chat donne à Okou des entrées concrètes, vos corrections et la sortie à capturer.

Ce qu'il faut mettre dans l'instruction

Partie	À inclure
Objectif	Le résultat que le workflow doit produire.
Entrées	Ce que fournit l'appelant ou l'automatisation, et quelles entrées sont obligatoires.
Procédure	Les étapes dans l'ordre, y compris les services connectés à lire ou à mettre à jour.
Sortie	Le format exigé, la destination et les règles de nommage.
Limites	Les actions à éviter, les cas qui demandent une clarification, et quand s'arrêter.
Références	Modèles, checklists ou exemples optionnels joints en fichiers du workflow.

Gardez les identifiants hors de l'instruction et des fichiers. Connectez le service via Connectors, puis accordez à l'agent propriétaire uniquement les permissions dont le workflow a besoin.

Tester avant d'automatiser

Lancez le workflow à la main avec une entrée représentative.
Vérifiez que l'agent propriétaire atteint chaque connecteur et chaque permission nécessaires.
Inspectez le chat résultant : contexte manquant, écritures inattendues, forme de la sortie finale.
Modifiez les Instructions ou les fichiers joints et relancez jusqu'à ce que le résultat soit reproductible.
N'ajoutez une automatisation qu'une fois l'exécution manuelle correcte. Commencez par des filtres d'événements étroits ou une planification peu fréquente, puis inspectez les premiers déclenchements.

La vérification manuelle sépare les problèmes de workflow des problèmes de déclencheur : si Run now échoue, corrigez d'abord le workflow ou ses accès ; si Run now réussit mais qu'aucun événement ne se déclenche, inspectez la configuration de l'automatisation.

Comment Okou choisit un workflow

Vous n'avez pas à invoquer un workflow par son nom. Okou en charge un automatiquement quand une demande entrante correspond à sa description. Un workflow nommé customer-reply-draft, décrit comme « rédiger une réponse à un e-mail client avec notre voix et nos docs », se déclenche quand vous transférez un e-mail client — sans nom.

Pour en forcer un précis, dites-le : « Utilise le workflow customer-reply-draft sur cet e-mail. »

Workflows intégrés

Chaque agent Okou est livré avec un ensemble de workflows transverses maintenus par Okou — recherche et analyse, finance et comptabilité, juridique et conformité, produit, marketing, support client et communication d'équipe. Ce sont des procédures métier, pas de la plomberie de connecteurs : chacune apprend à Okou comment traiter un type de travail récurrent.

Un échantillon :

deep-dive — recherche structurée et conception de solutions ; rassembler les faits, puis explorer les options
prd-writing — exigences produit avec cadrage structuré du problème et critères d'acceptation
copywriting — textes marketing tous canaux (blogs, e-mails, social, landing pages)
competitor-matrix — matrices comparatives de fonctionnalités, analyses de positionnement, bilans gains/pertes
customer-reply — réponses empathiques et fidèles à la marque, adaptées au canal et à l'urgence
nda-screening — classer les NDA entrants en GREEN / YELLOW / RED et les router
status-updates — rapports d'avancement et points aux parties prenantes, adaptés à chaque audience

Vos propres workflows cohabitent avec ceux-là et prennent le dessus quand leur description colle mieux.

Quand en créer un

La règle honnête : si vous avez écrit essentiellement le même prompt plus de deux fois — ou si vous imaginez un collègue l'écrire —, enregistrez-le.

Signaux concrets :

Le travail porte un nom que votre équipe emploie déjà (« briefing du matin », « veille concurrence »)
Le prompt nomme des outils, canaux ou modèles précis qui ne devraient pas changer à chaque exécution
La sortie a une forme fixe (un digest, un brouillon, un ticket ouvert)
Plus d'une personne doit pouvoir le déclencher
Vous voulez qu'il tourne selon une planification ou un événement — voir Automations

Schémas courants

Le guichet d'entrée. Prend une entrée (un e-mail, un rapport de bug, un fil) et produit un artefact structuré (un ticket, un brouillon, une ligne).
Le briefing à cadence. Un workflow associé à une automatisation planifiée qui tourne chaque jour ou chaque semaine et publie à un endroit visible.
L'assistant en pleine conversation. Déclenché par @Okou dans un canal pour une sous-tâche ciblée — chercher, résumer, classer.
Le compositeur. Produit en une exécution un lot multiformat — brouillon d'article plus posts sociaux plus visuels.
Le répondeur d'événement. Associé à une automatisation d'événement : un nouvel e-mail, une PR fusionnée ou une nouvelle page Notion démarre l'exécution. Voir Automations.

Pièges à éviter

Trop étroit. Un workflow qui ne colle qu'à une entrée bien précise est fragile. Visez la forme du travail, pas les détails d'un exemple.
Trop vague. « Aider au marketing » est si large qu'Okou ne saura pas quand l'appliquer. Soyez précis dans la description.
Identifiants en dur. Ne collez jamais de clés d'API dans une instruction. Passez par des connecteurs personnalisés — l'identifiant reste sur la plateforme, hors de portée du modèle.
Forme de sortie enfouie. Dites à quoi doit ressembler l'artefact : « une liste numérotée de trois éléments » ou « un brouillon de réponse de moins de 150 mots ».
Oublier l'agent. Un workflow ne peut utiliser que les connecteurs pour lesquels son agent hôte est autorisé. Si un workflow n'atteint pas Gmail, regardez l'onglet Authorization de l'agent, pas l'instruction.

Et ensuite

Attachez un déclencheur avec Automations pour qu'un workflow tourne sans vous.
Voir Agents pour savoir qui exécute un workflow et avec quelles permissions.
Voir Permissions pour restreindre ce qu'un workflow peut toucher.
Voir Example workflows pour cinq exemples écrits de bout en bout.