チームのワークスペースは、うまくいった個人の仕事を、共有のオペレーティングシステムに変えます。メンバーは同じ公開エージェントと公開ワークフローを使いながら、自分のチャット、接続したアカウント、付与された権限はそれぞれ別のままにしておけます。
いまチームがプロンプトをドキュメントに貯めているなら、ワークフローはそのプロンプト集を実行可能にしたものだと考えてください。指示、補助ファイル、どんなときに使うか、そして出力の基準までが含まれます。ワークフロー自体にトリガーはありません。スケジュールやイベントで動かしたくなったときに初めてautomation を付けます。
共有ワークフローのライブラリをつくる
ひとつの役に立った結果を、繰り返せるチームの仕事の型にしていく現実的な道筋です。
- まず自分でやってみる。 実際の仕事から始め、結果が本当に使えると確かめてから標準化します。
- やり方をワークフローにする。 繰り返せる手順、必要な入力、参照先、出力形式、レビューのルールを書き残します。
- ワークフローを Public にする。 公開ワークフローは、同じワークスペースの他のメンバーが見つけて使えます。
- メンバーを招待する。 Settings → People からメンバーを追加し、それぞれに適した役割を割り当てます。
- 各メンバーに自分のアカウントを接続してもらう。 ワークフローを共有しても、作成者のメール、トークン、非公開のチャット、個人の承認までは共有されません。
- Web Chat か Slack から実行する。 同じ公開ワークフローは、所有するエージェントが使える場所ならどこでも名前で呼び出せます。
公開ワークフローがあれば、全員でひとつのアカウントを共有しなくても、ワークスペースにレビュー済みのやり方をひとつ持てます。
チーム設定のガイド
最初の導入ではこの順にたどってください。必要な部分だけ読んでもかまいません。
Create workflow instructions with your agent
うまくいった一度の実行を、エージェントと一緒に長く使える手順に変えます。まずエージェントに下書きを書かせ、そのうえでチームとして明確な制約が必要な箇所を見直します。
Share workflows with your team
非公開と公開の違いを理解し、ワークスペース内でワークフローを公開し、名前で呼び出し、別のチームに安全な派生が必要なときは別のエージェントにコピーします。
Invite teammates
共有するエージェントとワークフローを準備し、Settings → People からメンバーを招待し、Admin か Member の権限を割り当て、保留中の招待を管理します。
Join a team workspace
招待を受け取り、正しいワークスペースに切り替え、共有のエージェントとワークフローを見つけ、自分のサービスを接続し、最初の実行を安全に終わらせます。
Use shared workflows in Slack
Slack アプリを入れ、各メンバーを接続し、チャンネルに Okou を追加し、@Okou でワークフローを呼び出し、その後のやり取りを同じスレッドにまとめます。
共有されるものと、個人に残るもの
| ワークスペースで共有されるもの | メンバー・エージェント・実行の中にとどまるもの |
|---|---|
| 公開エージェントと、その役割の定義 | 非公開のエージェント |
| 公開ワークフローと、添付された参照ファイル | 非公開のワークフロー |
| ワークフローのやり方、期待される出力、品質の基準 | メンバーの非公開チャットと、共有していない成果物 |
| Slack、Notion、GitHub、Sheets などの共有システムに意図して投稿した結果 | メンバー本人が持つコネクタの認証情報と個人アカウントのデータ |
| ワークスペース単位の連携と設定（対応している範囲で） | 各エージェントの Authorization と、個別に付与された各権限 |
| メンバーが呼び出せるワークフロー | automation の所有者、トリガー、接続されたアクセス権 |
ワークフローを公開しても、共有されるのはやり方であって、作成者の認証情報ではありません。別のメンバーが実行するときは、Okou はその人が使える接続と、選ばれたエージェントに付与された権限を使います。
チームの 3 つのオブジェクト
| オブジェクト | 何を決めるか | チームでの振る舞い |
|---|---|---|
| エージェント | 役割、仕事の前提、使える機能 | 公開エージェントはワークスペースのメンバーが使えます。非公開エージェントは使えません。 |
| ワークフロー | ひとつの仕事のための再利用できる手順 | ワークフローは必ずひとつのエージェントに属し、Public か Private の可視性を自分で持ちます。 |
| オートメーション | トリガー、ワークフロー、エージェント、所有者の組み合わせ | 所有者の接続済みアクセス権を使って非同期に動きます。ワークフローの指示そのものには含まれません。 |
この切り分けが効いてきます。同じやり方をみんなに使ってほしいときは、エージェントとワークフローを公開してください。automation をつくるのは、繰り返しの実行を誰が持ち、何がきっかけになり、結果をどこに出すかをチームで決めたあとにします。
最初のチームワークフローに向くもの
すでに誰かから誰かへ引き継がれている仕事を選びます。たとえば、入ってきたリードの見極め、顧客からのエスカレーション対応、週次の指標ブリーフの準備、バグ報告のトリアージ、コンテンツレビューの下書きなどです。
良い最初のワークフローには、次のものがあります。
- 明確な成果がひとつ
- どのメンバーでも見つけられる入力
- 承認された情報源、または添付された参照資料
- 予測できる出力形式
- 人の承認が要る操作についての明示的なルール
- 結果を出す共通の場所
まずは 2 人で手動で回してみてください。2 人目が足りない前提に気づいたら、その時点で指示を直します。結果が安定してきたら、automation も必要かどうかを判断します。
関連ガイド
- Agents — 公開エージェントと非公開エージェントについて。
- Workflows — ワークフローの作成と呼び出しについて。
- Automations — スケジュールとイベントトリガーを足す方法。
- Permissions — 接続、Authorization、権限の付与について。
- Slack — Slack 連携の全体像。
